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5分でできる!!就活の提出物の提出期限をExcelを使ってまとめる方法

こんにちは、ポルスクです。

今回は、ESや履歴書の提出期限の管理をエクセルでやって楽にしようぜって記事です。

 

就活が始まるとESや履歴書を大量に書かないといけないし大変ですよね。

しかも、ESっていってもオープンESとか企業オリジナルのESとかあってちょっと面倒ですよね。

 

そして、そういった面倒なESや履歴書を楽に管理できるツールがExcelです。

 

この記事を読めば、ESや履歴書が超楽に管理できるようになります。

関数もコピペでオッケー!!

(使うの1か所だけなんだけどw)

 

予定表が提出期限で真っ赤になるなんてことから解放されますよw

 

ステップ1:基本フォーマットをつくる

まずは、セルA1~F1に順に「提出物」、「提出先企業」、「締め切り」、「残り日数」、「達成率」、「備考」って書きます。

(名前に関しては、自分でわかりやすいように変えてもらって大丈夫です)

 

そうするとこんな感じになります。

f:id:polsk123:20180313105713p:plain

 

「提出物」の列には、履歴書やESといった提出物の種類を書いておきます。

僕の場合、「履歴書」、「ES」、「OES(オープンES)」といった提出物に加え、「WEBテスト」や「テストセンター」みたいなものまで書いていました。

 

「提出先企業」は見ての通り、提出先の企業名を書いておきます。

 

「締め切り」には、締め切りの日にちを書いておきます。

 

「残り日数」には、締め切り日まであと何日残っているか表示します(ステップ2で詳しく書きます)

 

「達成率」には、自分がその課題をどれくらいやったか書いていきます(ステップ3で詳しく書きます)

 

「備考」については、「手書き」とか「印刷して持参」みたいな注意点について書いていました。

ステップ2:残り日数を計算できるようにする

ステップ1で大体できているのですが、「残り日数」だけは関数を使います。

まずD2のセル(残り日数って書いてあるセルの直下のセル)に下の関数をコピペします。

=IFERROR(DATEDIF(TODAY(),C2,"D"),"")

 

f:id:polsk123:20180313105748p:plain

スクリーンショットだとカーソルが消えてますが、D2のセルを選択しているときの様子です

 

そして、Cの列のセルに対して、オートフィルを使って一気にこの関数を適用します。

(オートフィルっていうのは、セルを選択した時に、選択したセルの右下に出てくるアイコンを引っ張ることで、関数を複数のセルに適応していく便利な機能です)

 

オートフィルを使うと、上の関数のC2の部分がセルごとに違っているはずです。

C2の部分が、自分が選択しているD列のセルの左隣のセルを示していれば大丈夫です(例えば、D4に書いてある関数ならC4になっているはず)

 

関数を書いたら、試しにC2のセルに明日の日にちを書いてみてください。

例えば、僕がこの記事を書いているのは3/13なので、3/14って入力してみます。

わざわざ3月14日って書かなくても、3/14って書いたらExcelが勝手に3月14日に変換してくれます。

 

そして、D2のセルに1って出ていればあたりです。

やったね!!

関数についての説明をちょっとだけ(飛ばしてOKな部分)

残り日数の計算をしたいだけならdatedif関数だけで大丈夫です。

 

ですが、それだけだと今日の日付が締め切り日を過ぎてしまったときにエラー表示がでてなんかカッコ悪いです。

(例えば、今日は3/31なのに提出期限が3/30の時とか)

 

だから、iferror関数を使ってエラーの表示が出ないようにしました。

 

詳しくはこちらのサイトを参考にしてください。

DATEDIF 関数 - Office サポート

ExcelのIFERROR関数の使い方

ステップ3:「達成率」の欄のパーセント表示

次は「達成率」の欄のパーセント表示を楽にする方法です。

これをすると、数字を書いた後にわざわざ「shift+5」で%を入力しなくてよくなります。

 

まず、「残り日数」の真上のEをクリックして、E列をすべて選択します。

 

次に、ホーム>数値と移動して、「標準」となっているところをクリックします。

そして、「パーセンテージ」を選択します。

 

f:id:polsk123:20180313105934p:plain

画像の右のほうにある「標準」をクリックして「パーセンテージ」を選択

 

これで完了ですが、やっぱりちょっと不安ですよね。

確認しましょう。

 

まずセルE2に100って書いてみてください。

enter押したら100%って変換されるはずです。

 

ちなみに、僕の場合は達成率を0%、50%、100%の3段階で表記していました。

まったく手を付けていなかったら0%、ちょっとでもやっていたら50%、完了していたら100%って感じです。

 

3段階にした理由は、段階を増やしてもめんどくさいからですw

だから、達成率の部分は各自で調整してもらっても大丈夫です。

ステップ4:未記入の欄を埋めて完成

以上の作業が終わったら、その他の未記入の欄を埋めていってください。

自分が抱えている課題について、それぞれの欄に書き込んでいきましょう。

 

提出期限が早いものから並べなきゃみたいなことは気にしなくて大丈夫です。

提出期限まで残りどれくらいかはExcelが勝手に計算しといてくれるので、あとで見返せばすぐにわかります。

 

それに、気にしてたらいつまでたっても書き終わりません。

 

f:id:polsk123:20180313110148p:plain

こんな感じになったら完成です。

 

課題がたまりまくっている人は、この作業がどえらいことになるかもしれませんねw

ちなみに、僕の場合は最終的に40~50個くらい書き込みました。

ステップ5:デスクトップに名前を付けて保存

ここまでの作業が終わったら、あとは保存するだけです。

お疲れさまでした。

 

「ファイル」から「名前を付けて保存」を選んで、デスクトップに保存しましょう。

 

ファイルの名前は「提出物」でもなんでもいいのですが、保存場所は絶対にデスクトップにしてください。

ほかの場所に保存すると絶対に見返さなくなります。

僕がそうでしたw

 

だから、いつでもすぐ見返せるようにデスクトップに保存しましょう。

ちょっとデスクトップが散らかっても我慢してください。

最後に:効率的に提出物を仕上げよう

一度作ってしまえば、あとは課題が増えるたびに追加していけばいいのでかなり楽になります。

ステップ6は「課題を追記する」といったところでしょうか。

 

そして、こんな感じでわかりやすくしておくことで、予定表が提出期限で埋まるのを防ぐだけでなく、課題のやり忘れも防止できます。

やっぱり、提出期限までの残り日数がわかるのは大きいです。

 

無駄なことに煩わされず、やるべきことに集中できるようにしていきましょう。

 

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